Jak psát srozumitelně

Srozumitelné psaní začíná jasným myšlením a závisí na něm. Položte si otázku:

Vždy myslete na ty, pro které opravdu píšete – nejen na své nadřízené, případně kolegy, kteří vaše texty revidují, ale také na konečné čtenáře. Stejně jako vy, i oni mají málo času. Kdo jsou ti, pro které je váš text určen, co už vědí a co jim případně musíte ještě objasnit?

Pokud váš koncept obsahuje shrnutí, začněte jím – možná zjistíte, že to stačí! Dejte ho na začátek, protože to je první (a někdy jediná) část, kterou si lidé přečtou.

Kvantita nezaručuje kvalitu. U čtenářů si nezískáte větší respekt tím, že jste napsali dvacet stran místo deseti, zvláště pokud pochopí, že by deset stran stačilo. Spíše vám budou vyčítat, že jim čtení zabralo zbytečně mnoho času.

Některé dokumenty, které vytváříte (nebo upravujete), obsahují mnoho faktů a myšlenek. Zde je několik způsobů, jak uvádět informace přehledně, aby čtenáři ihned pochopili smysl každé věty.

Bude srozumitelnější, když změníte…

Konkrétní sdělení jsou jasná – abstraktní jazyk může být naopak vágní a může čtenáře odrazovat. Příliš abstraktní vyjadřování může vést až k tomu, že si čtenář buď bude myslet, že nevíte, o čem píšete, nebo začne pochybovat o vašich úmyslech.

Dalším jednoduchým krokem ke srozumitelnějšímu psaní je používání činného rodu („bouřka poničila vedení“) spíš než trpného („vedení bylo poničeno bouřkou“). Srovnejte:

Vyhněte se nesprávným výrazům

Proveďte automatickou kontrolu pravopisu a gramatiky, mějte však na paměti, že nenajde všechny chyby.