1. Rozmyslete si předem, co budete psát

Kdo bude dokument číst?

Dokumenty Evropské komise čtou hlavně tři skupiny lidí:

• zaměstnanci EU – kolegové a kolegyně z Evropské komise nebo jiných institucí,
• externí odborníci,
• široká veřejnost – tato skupina je zdaleka největší.

Čeho chcete dosáhnout?

Jaký je účel dokumentu?

• Co mají čtenáři po přečtení udělat?
• Učinit rozhodnutí?
• Reagovat na určitou situaci?
• Vyřešit určitý problém?
• Změnit postoj k určité otázce?

Co musí dokument obsahovat?

• Ujasněte si, co chcete sdělit.
• Udělejte si seznam nebo schéma (viz obrázek) obsahující všechny argumenty, které chcete uvést, v libovolném pořadí.
• Vyškrtněte podružné body.
• Rozdělte zbývající body do skupin.
• Dohledejte si chybějící poznatky – poznamenejte si, které skutečnosti si musíte ověřit, nebo s kterými odborníky se musíte poradit.

Případně můžete použít tzv. „7 základních otázek“. Jedná se o strukturovanou metodu, jak obsáhnout náležité informace.

CO? hlavní myšlenka
KDO? dotčené osoby
KDY? dny, časy, rozvrhy, lhůty
KDE? místa
JAK? okolnosti, zdůvodnění
PROČ? příčiny a cíl
KOLIK? měřitelné a počitatelné údaje